Je wilt aan de slag met je allereerste verkoop, maar je wilt weten welke informatie je allemaal nodig hebt. Om die reden hebben we deze checklist voor je opgesteld.
Heb je al eerder een event via ons systeem verkocht, dan zijn niet alle punten in deze checklist voor jou relevant. Ga dan naar deze checklist.
PSP
Je kunt kiezen uit Stripe of Mollie. Lees hier alles over de 2 PSP's.
- Maak je eigen PSP account aan
- Kopieer je API key(s), deze moet worden toegevoegd aan het dashboard. Lees hier meer.
Organisatie instellingen
Je ticketeer maakt voor jou de organisatie aan en er zijn een paar dingen die je zelf nog moet regelen. Dit zijn alle instellingen onder je organisatie.
- Privacy verklaring in PDF
- Algemene voorwaarden in PDF
- Wie op welke manier toegang krijgt tot je dashboard (Lees hier meer)
- Welke informatie je wilt uitvragen bij bezoekers (Lees hier meer)
Event gegevens
Alles onder het tabje 'Beheer'. Klik hier voor meer informatie.
- Titel (en subtitel)
- Locatie (adres)
- Datum en tijden (start en eindtijd)
- Omslagfoto: Landscape. PNG of JPG. Minimale resolutie 640x480. Max bestandsgrootte 10Mb.
- Marketing tekst over evenement (max 1500 tekens)
- Tekst voor in de bevestigingsmail (max 1000 tekens)
Locatiegegevens (Ongeplaceerd evenement)
In geval van een ongeplaceerd evenement zijn er vrije staan- en zitplaatsen. Er worden pools aangemaakt om de maximale capaciteit te waarborgen.
- Verschillende pools + aantallen
- Eventueel blokkades
Locatiegegevens (Geplaceerd evenement)
Wil je na de oplevering van de plattegrond toch nog een wijziging (zoals een extra stoel of verandering van rangen), dan kost dit 3 extra werkdagen. Er wordt dan een nieuwe floorplan gemaakt en aan je organisatie gekoppeld. Zorg er dus voor dat je floorplan klopt voordat je start met het inrichten van je evenement.
- Rij en stoelnummers, getoond in een plattegrond
- Ingangen die per rij/stoel moeten worden getoond
- Verdeling van de rangen of secties **
- Capaciteit tabel (hoeveelheid stoelen per rang / sectie)
- Rolstoelplaatsen en de regeling van verkopen, bijvoorbeeld: moeten er stoelen uit de zaal als er een rolstoelplaats wordt verkocht?
** Als je maar 1 rang hebt, kan het zijn dat je wel wilt dat bezoekers een keuze hebben uit verschillende secties, zoals bijvoorbeeld 'zaal beneden' en 'balkon'. Dit dient ook doorgegeven te worden.
Ticket en shop gegevens
Het is mogelijk meerdere shops aan te maken. Bijvoorbeeld een shop voor reguliere verkoop en een shop voor de voorverkoop, waar de verkoop eerder opent. Onderstaande informatie is nodig per gewenste shop:
- Type tickets (enkel, combinatie tickets, groepstickets, upsells, lees hier meer)
- Naam ticket
- Ticket omschrijving (optioneel)
- Prijzen (inclusief prijsopbouw en BTW)
- Hoeveel tickets mogen bezoekers aanschaffen in totaal per shop?
- Start en eindtijd verkoop
Contactgegevens voor support
Spreek met de ticketeer af wie de support vragen afhandelt.
Ook in het geval dat de ticketeer de meeste van je support vragen behandeld, kan het soms zijn dat je hulp nodig is of een klant naar je door gestuurd moet worden, omdat het geen vraag over ticketing betreft. Zorg daarom voor contactgegevens (e-mailadres of formulier op een website) waar de ticketeer de klant naar toe mag verwijzen.
Eerste afspraak *
Het beste is om samen een (online) afspraak in te plannen en samen het gehele event opzetten. Als je alle informatie compleet hebt, dan is het theoretisch mogelijk dezelfde dag nog in de verkoop te gaan. In praktijk zien we vaak dat er nog informatie mist of moet worden gecontroleerd en is 6 werkdagen na tekenen contracten online gaan met de verkoop van een ongeplaceerd evenement haalbaar. Bij een geplaceerd evenement komen er 6 werkdagen bij voor het bouwen van de zaal.
Je kunt na de eerste afspraak zelf aan de slag in het dashboard, en in de toekomst zelf evenementen aanmaken en in de verkoop zetten. Als de medewerkers van de ticketeer het event voor je opzetten, houd dan rekening met maximaal 3 werkdagen. Bij een evenement reeks worden alle shows los geteld, omdat deze apart worden opgezet en gecontroleerd.
Moet er een zaal gebouwd worden, dan komt de tijd er bovenop, aangezien het evenement pas opgezet kan worden als de zaal volledig gebouwd is.
* De meeste ticketeers zullen zo werken, maar controleer altijd even bij jouw ticketeer of je planning haalbaar is.
Ticketeer op de hoogte brenger
- Breng je ticketeer op de hoogte van je eerste verkoopmoment, op deze manier kunnen wij extra monitoren en zorgen dat alles goed gaat.
- In de toekomst hoef je je ticketeer enkel op de hoogte te brengen bij een grote verkoop (minimaal 2 weken van te voren), lees hier meer.