Reserveringen is de nieuwe manier om gastentickets toe te wijzen.
Aanmaken van een reservering
Het aanmaken van een reservering werkt hetzelfde als het verkopen van tickets via de kassa. Lees hier hoe je dat doet voor geplaceerde evenementen, en hier voor ongeplaceerde evenementen. Wanneer je de keuze krijgt om de tickets te verkopen of te reserveren kies je voor reserveren.
In de volgende stap kan je de reservering wat extra informatie geven. Geef als naam niet "gasten" op, maar wees meer specifiek om welke gasten het gaat. Wanneer je met meerdere gastengroepen werkt is het fijn als dit in een oogopslag duidelijk is. Tevens kan je een extra notitie toevoegen, een stukje tekst toevoegen aan de e-mail die de gasten zullen ontvangen, en het contactpersoon toevoegen namens wie je de reservering plaatst.
Het beheren van je reservering
Je vind je reservering terug in de witte menubalk onder "Reserveringen". Daar kan je op de reservering klikken om de reservering te beheren. Je kan de reservering wijzigen, tickets aan de reservering toevoegen, of de reservering verwijderen. Ook kan je de gasten uitnodigen voor de gereserveerde plekken door de tickets te distribueren. Voordat je de tickets kan distribueren moet je ze bevestigen. Wanneer je de tickets bevestigd zitten ze niet meer in je mandje, maar staan ze vast en zullen er ticketkosten voor worden berekend. Je kan alle tickets in de reservering tegelijk bevestigen, of je kan een deel selecteren en bevestigen.
Distribueren van de tickets
Bevestigde tickets kan je distribueren door op de knop rechtsonder in de reservering te klikken. Je komt dan in een scherm waarin je kan kiezen welke gast welke tickets mag ontvangen. In onderstaand voorbeeld krijgen twee gasten beide twee tickets voor het balkon toegewezen. Je kan niet meer e-mailadressen toevoegen dan het aantal tickets dat je kan uitdelen. Wanneer een deel van de gasten twee balkon tickets moet ontvangen, en een ander deel twee zaal tickets, moet je deze stap meerdere keren doorlopen.
In de volgende stap krijg je een overzicht van wat je gaat opsturen en kan je de uitnodiging definitief verzenden. De status van de tickets veranderd van "bevestigd" naar "uitgenodigd".
Uitnodigingen beheren
In de subtab "Uitnodigingen" vind je de status van je uitnodigingen. Alleen uitnodigingen die geaccepteerd zijn, zijn afgerond en kunnen worden gescand bij de entree. In dit scherm kan je ook uitnodigingen opnieuw sturen, of intrekken.
In je reserveringen overzicht zie je de voortgang van de reserveringen.
Uitnodigingen accepteren
De uitgenodigde bezoeker ontvangt een e-mail met een link om de tickets te accepteren. Dit is nodig om de tickets bij de entree te kunnen laten scannen.
Door op de link te klikken komt de genodigde in een ticketshop waarin hij of zij kan zien welke tickets hij of zij kan ontvangen. Wanneer de genodigde de tickets claimt wordt hem of haar gevraagd in te loggen en indien nodig een GUTS profiel aan te maken. Dit werkt hetzelfde als bij het aanschaffen van een ticket.